چالش های دفاتر اسناد رسمی؛ از الزامات قانونی تامشکلات درآمدی

خبرگزاری تسنیم

به گزارش خبرنگار اجتماعی خبرگزاری تسنیم، ششم دی‌ماه به عنوان روز دفاتر اسناد رسمی نامگذاری شده است؛ روزی که تقارن آن با آیه 282 سوره بقره، جلوه‌ای معنوی به این مناسبت بخشیده است. آیه‌ای که به روشنی بر اهمیت تنظیم اسناد، کتابت قراردادها و مستندسازی امور مالی و حقوقی تأکید دارد. از سوی دیگر، این تاریخ به دلیل قرار گرفتن در دویست و هشتاد و دومین روز سال، پیوندی نمادین با این آیه برقرار کرده و به دفاتر اسناد رسمی اختصاص یافته است. دفاتر ثبت اسناد رسمی، به عنوان نهادهایی قانونی و حقوقی، نقش حیاتی در تضمین امنیت معاملات و مستند کردن امور مالی و حقوقی افراد و سازمان‌ها ایفا می‌کنند. این دفاتر نه تنها حافظ حقوق افراد در برابر اختلافات احتمالی هستند، بلکه از بروز دعاوی حقوقی و تنش‌های مالی نیز جلوگیری می‌کنند.

در این گزارش، ضمن مرور تاریخچه این دفاتر، به بررسی نقش آن‌ها در نظام حقوقی کشور، چالش‌هایی که با آن روبه‌رو هستند و راهکارهایی که می‌تواند جایگاه آن‌ها را ارتقا دهد، خواهیم پرداخت. روز دفاتر اسناد رسمی، فرصتی برای تأمل در اهمیت شفافیت و اعتماد در تنظیم روابط حقوقی است.

سابقه تاریخی از دوران باستان تا امروز

در ایران، ثبت اسناد و املاک از دیرباز مورد توجه بوده است. شواهد تاریخی نشان می‌دهد که در تمدن‌های باستانی مانند کلده، آشور و عیلام، اصولی برای ثبت معاملات و عقود وجود داشته است. با ورود آریایی‌ها به ایران و توسعه تمدن، قوانین و مقرراتی در زمینه نظام حقوقی و اجتماعی وضع شد که به مستندسازی املاک و اسناد اهمیت می‌داد.

در دوران قاجار و با آغاز جنبش مشروطه، نیاز به ساماندهی و قانون‌مند کردن ثبت اسناد بیش از پیش احساس شد. نخستین قانون ثبت اسناد در سال 1290 هجری شمسی به تصویب رسید که بر اساس آن، اسناد رسمی در اداره ثبت تنظیم و معاملات رسمی در آن اداره انجام می‌شد. در آن زمان، دفاتر اسناد رسمی به شکل امروزی وجود نداشتند و افرادی که قصد انجام معاملات رسمی داشتند، می‌بایست به اداره ثبت مراجعه می‌کردند. کارمندان این اداره با عنوان «مباشرین ثبت اسناد» وظیفه تنظیم و ثبت معاملات، قراردادها و تعهدات را بر عهده داشتند.

این روند تا سال 1307 ادامه یافت. در این سال، نخستین قانون تشکیل دفاتر اسناد رسمی در 20 ماده به تصویب رسید و به وزارت دادگستری اجازه داده شد تا در مناطقی که مقتضی می‌داند، دفاتر اسناد رسمی را تأسیس کند. این دفاتر به مردم امکان می‌دادند تا برای ثبت معاملات و تنظیم اسناد رسمی به آن‌ها مراجعه کنند. با این حال، معاملات مربوط به اموال غیرمنقول ثبت‌شده در دفتر املاک همچنان می‌بایست در اداره ثبت اسناد و املاک تنظیم می‌شد.

در سال 1310، با تصویب قانون ثبت اسناد و املاک، وزارت دادگستری موظف شد در هر منطقه‌ای که لازم می‌داند، دفاتر اسناد رسمی به تعداد کافی تأسیس کند. این دفاتر تحت نظارت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور فعالیت می‌کردند و حوزه صلاحیت هر یک از آن‌ها توسط وزارت عدلیه تعیین می‌شد. به‌تدریج، دفاتر اسناد رسمی به عنوان نهادهای تخصصی مدنی، بخشی از وظایف اجرایی در زمینه ثبت اسناد و املاک را بر عهده گرفتند و نقش مهمی در تضمین امنیت معاملات و مستندسازی امور مالی و حقوقی ایفا کردند.

چالش‌های پیش‌روی دفاتر اسناد رسمی در ایران

در سال‌های اخیر، دفاتر اسناد رسمی در ایران با انتقاداتی مواجه شده‌اند که به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم:

افزایش تعداد دفاتر اسناد رسمی ـ برخی کارشناسان معتقدند که افزایش بی‌رویه تعداد دفاتر اسناد رسمی می‌تواند به کاهش کیفیت خدمات و ایجاد رقابت ناسالم منجر شود. آن‌ها بر این باورند که تنظیم اسناد رسمی یک اقدام حاکمیتی است و نباید با افزایش بی‌رویه دفاتر، به آن لطمه وارد شود. البته گروهی هم معتقدند که با افزایش تعداد دفاتر، هم جمع بیشتری از فارغ‌التحصیلان شایسته علم حقوق وارد این عرصه خواهند شد و هم اینکه در راستای تسهیل ارائه خدمات حقوقی، دسترسی برای مردم به منظور تنظیم اسناد و قراردادها متعدد آن‌ها تسهیل خواهد شد.

حق‌التحریر بالا ـ انتقاداتی نسبت به میزان حق‌التحریر برخی اسناد در دفاتر اسناد رسمی مطرح شده است. برخی معتقدند که این مبالغ بالا می‌تواند به تکمیل سریع سقف درآمدی دفاتر منجر شود و نیازمند بازنگری است.

اجرای ماده 69 قانون دفاتر اسناد رسمی ـ بر اساس این ماده، سردفتران می‌توانند افرادی را به عنوان جانشین خود معرفی کنند. این موضوع به ایجاد رانت و انحصار در این حرفه منجر شده و انتقاداتی را به دنبال داشته است.

درجه‌بندی دفاتر اسناد رسمی ـ بحث‌هایی پیرامون درجه‌بندی دفاتر اسناد رسمی مطرح شده است. برخی معتقدند که این درجه‌بندی می‌تواند به تبلیغات نادرست و کاهش صلاحیت‌های عام دفاتر منجر شود و نیازمند بررسی دقیق‌تری است.

این انتقادات نشان‌دهنده نیاز به بازنگری در ساختار و عملکرد دفاتر اسناد رسمی برای بهبود خدمات و افزایش رضایت عمومی است.

حذف الزام ثبت نقل و انتقال خودرو در دفاتر اسناد رسمی

در سال‌های اخیر، بحث‌های متعددی پیرامون الزامی بودن یا نبودن ثبت نقل و انتقال خودرو در دفاتر اسناد رسمی مطرح شده است. بر اساس ماده 29 قانون رسیدگی به تخلفات رانندگی، مالکان خودرو موظف بودند پس از تعویض پلاک، برای ثبت رسمی انتقال به دفاتر اسناد رسمی مراجعه کنند. این الزام به‌منظور اطمینان از صحت معاملات و جلوگیری از مشکلات حقوقی در آینده تعیین شده بود.

با این حال، در سال‌های اخیر، تغییراتی در این روند ایجاد شد. در سال 1400، دادستان کل کشور در بخشنامه‌ای اعلام کرد که ثبت نقل و انتقال خودرو در دفاتر اسناد رسمی الزامی نیست و برگ سبز صادره توسط نیروی انتظامی به‌عنوان سند مالکیت کافی است. این تصمیم با هدف تسهیل فرآیند نقل و انتقال خودرو و کاهش هزینه‌های مرتبط با ثبت اسناد اتخاذ شد.

علاوه بر این، در قانون بودجه سال 1401 نیز به این موضوع اشاره شد و الزام به ثبت نقل و انتقال خودرو در دفاتر اسناد رسمی حذف شد. این تغییرات باعث شد که مراکز تعویض پلاک به‌عنوان مرجع اصلی صدور اسناد مالکیت خودرو شناخته شوند و نیازی به مراجعه به دفاتر اسناد رسمی نباشد.

این تغییرات با استقبال عمومی مواجه شد، زیرا فرآیند نقل و انتقال خودرو را ساده‌تر و هزینه‌های مرتبط را کاهش داد. با این حال، برخی سران دفاتر اسناد رسمی معتقدند که حذف الزام ثبت در دفاتر اسناد رسمی ممکن است در آینده مشکلاتی را در خصوص اثبات مالکیت و مسائل حقوقی مرتبط ایجاد کند. کاهش درآمد دفاتر و به تبع آن کانون سردفتران و دفتریاران دلیل مخالفت قاطبه سران دفاتر در مخالفت با شیوه و روش کنونی انتقال مالکیت خودرو است.

توزیع اسناد دولتی؛ از تخلفات تا راهکارهای اصلاحی

مصوبه هیئت وزیران در سال 1356 با هدف توزیع عادلانه اسناد دولتی میان دفاتر اسناد رسمی و جلوگیری از ایجاد رانت و فساد، به تصویب رسید. این مصوبه تأکید دارد که بانک‌ها، وزارتخانه‌ها، مؤسسات و شرکت‌های دولتی و شهرداری‌ها موظف‌اند اسناد خود را به‌طور منظم و بر اساس سیستم مشخصی بین دفاتر اسناد رسمی توزیع کنند تا از تمرکز اسناد در برخی دفاتر و ایجاد درآمدهای نامتعارف جلوگیری شود.

با این حال، گزارش‌های متعددی حاکی از آن است که این مصوبه به‌طور کامل و صحیح اجرا نمی‌شود. برخی دفاتر اسناد رسمی با ایجاد ارتباطات غیرقانونی با نهادهای دولتی، تعداد بیشتری از اسناد را به خود اختصاص می‌دهند که این امر منجر به بی‌عدالتی در توزیع درآمدها و ایجاد رانت می‌شود. به‌عنوان مثال، در برخی موارد، دفاتر خاصی با زدوبند با بانک‌ها و شهرداری‌ها، حجم بالایی از اسناد را دریافت می‌کنند که این موضوع با روح مصوبه هیئت وزیران در تضاد است.

برای اجرای صحیح این مصوبه، راهکارهای زیر پیشنهاد می‌شود:

نظارت دقیق و مستمر ـ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور باید با بهره‌گیری از سامانه‌های الکترونیکی، نظارت دقیقی بر توزیع اسناد دولتی داشته باشد و دفاتری را که با تخلفات مواجه هستند، شناسایی و با آن‌ها برخورد کند.

شفافیت در اطلاعات ـ انتشار عمومی آمار مربوط به توزیع اسناد دولتی بین دفاتر اسناد رسمی می‌تواند به شفافیت و جلوگیری از تخلفات کمک کند. به‌عنوان مثال، فعال‌سازی آمار کمیسیون تقسیم اسناد در سامانه ثبت آنی می‌تواند مؤثر باشد.

تقویت کمیسیون‌های تقسیم اسناد ـ کمیسیون‌های مربوطه باید با دقت بیشتری به وظایف خود عمل کرده و از هرگونه تبعیض در توزیع اسناد جلوگیری کنند. همچنین، آموزش و آگاهی‌بخشی به اعضای این کمیسیون‌ها می‌تواند در بهبود عملکرد آن‌ها مؤثر باشد.

برخورد قانونی با متخلفان ـ در صورت شناسایی دفاتر یا افرادی که با تخلفات و زدوبندها، مصوبه را نقض می‌کنند، باید برخوردهای قانونی جدی صورت گیرد تا از تکرار چنین رفتارهایی جلوگیری شود.

با اجرای دقیق این راهکارها، می‌توان به توزیع عادلانه اسناد دولتی بین دفاتر اسناد رسمی دست یافت و از ایجاد رانت و فساد در این حوزه جلوگیری کرد.

دفاتر اسناد رسمی و قانون تسهیل

با تصویب قانون تسهیل صدور مجوزهای کسب‌وکار، شرایط تأسیس دفاتر اسناد رسمی در ایران دستخوش تغییرات قابل‌توجهی شد. پیش از این، بر اساس ماده 5 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354، تأسیس دفاتر جدید بر مبنای معیارهایی نظیر جمعیت و درآمد حاصل از حق ثبت معاملات تعیین می‌شد. این رویکرد با هدف جلوگیری از رقابت ناسالم و تضمین تعادل در درآمد دفاتر طراحی شده بود. هر چند برای سال‌های طولانی، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به عنوان متولی دفاتر اسناد رسمی در برگزاری آزمون‌های منظم برای جذب سردفتر جدید عملکرد ناقصی داشت و شاهد تزریق منظم و با برنامه سردفتر به جامعه نبودیم.

با اجرای قانون تسهیل، ماده 5 قانون دفاتر اسناد رسمی اصلاح شد و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور موظف شد هر ساله از طریق سازمان سنجش آموزش کشور، آزمون سردفتری و دفتریاری برگزار کند. این تغییر با هدف افزایش شفافیت و دسترسی عمومی به حرفه سردفتری انجام شد. همچنین، در راستای تسهیل فرآیندها، مقرر شد که کلیه مجوزهای کسب‌وکار از طریق درگاه ملی مجوزهای کشور صادر شوند و متقاضیان با تکمیل فرم‌های تعهد به اخذ استانداردهای اجباری و رعایت قوانین حرفه‌ای، مجوزهای لازم را دریافت کنند.

این اصلاحات با هدف کاهش انحصار و تسهیل ورود افراد واجد شرایط به حرفه سردفتری صورت گرفته است. با این حال، اجرای صحیح این قانون نیازمند نظارت دقیق و ایجاد زیرساخت‌های مناسب برای برگزاری آزمون‌ها و ارزیابی متقاضیان است تا ضمن حفظ کیفیت خدمات، اهداف قانون‌گذار نیز محقق شود.

تقویت نقش دفاتر اسناد رسمی با تصویب قانون الزام

قانون «الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول» که از تیرماه 1403 لازم‌الاجرا شده است، تغییرات مهمی در روند معاملات املاک و نقش دفاتر اسناد رسمی ایجاد کرده است. هدف اصلی این قانون، افزایش اعتبار اسناد رسمی و کاهش مشکلات ناشی از اسناد عادی در معاملات املاک است.

با اجرای این قانون، تمامی معاملات اموال غیرمنقول باید در دفاتر اسناد رسمی ثبت شوند. این الزام، دفاتر اسناد رسمی را به مرجع اصلی تنظیم اسناد در این حوزه تبدیل کرده و نقش آن‌ها را در فرآیند معاملات املاک تقویت می‌کند. همچنین، با الزام بنگاه‌های املاک به ارسال پیش‌نویس قراردادها به دفاتر اسناد رسمی، هماهنگی بیشتری بین این دو نهاد ایجاد می‌شود و از تنظیم قراردادهای غیررسمی جلوگیری می‌شود.

از سوی دیگر، با افزایش تعداد اسناد رسمی، دفاتر اسناد رسمی با حجم بیشتری از کار مواجه می‌شوند که ممکن است نیاز به بهبود زیرساخت‌ها و افزایش نیروی انسانی داشته باشد. با این حال، این تغییرات می‌تواند به افزایش درآمد دفاتر اسناد رسمی از طریق حق‌التحریر اسناد وکالت فروش بلاعزل منطبق با اسناد قطعی منجر شود.

در مجموع، اجرای این قانون، دفاتر اسناد رسمی را به عنوان نهادهای کلیدی در معاملات املاک معرفی می‌کند و با ایجاد هماهنگی بیشتر بین دفاتر اسناد رسمی و بنگاه‌های املاک، به افزایش شفافیت و امنیت در معاملات املاک کمک می‌کند.

چالش‌های عدالت درآمدی دفاتر اسناد رسمی

در سال‌های اخیر، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با هدف ایجاد عدالت درآمدی در دفاتر اسناد رسمی، اقداماتی را در نظر گرفته است. یکی از این اقدامات، تعیین سقف درآمد سالانه برای دفاتر اسناد رسمی است. بر اساس این سیاست، سقف سالانه حق‌التحریر دریافتی هر دفترخانه معادل دو برابر میانگین درآمد دفاتر شهرستان مرکز استان مربوطه در سال قبل تعیین می‌شود. این اقدام به منظور جلوگیری از تمرکز درآمد در برخی دفاتر و توزیع عادلانه‌تر منابع انجام شده است.

با این حال، برخی دفاتر اسناد رسمی با مشکلاتی در تطبیق با این سقف درآمدی مواجه شده‌اند. برخی از سردفتران پس از رسیدن به سقف درآمدی، اقدام به کاهش هزینه‌ها از جمله اخراج کارمندان خود کرده‌اند.

این مسائل نشان می‌دهد که اجرای کامل عدالت درآمدی در دفاتر اسناد رسمی نیازمند نظارت دقیق و حمایت‌های بیشتر است.

در مجموع، با وجود تلاش‌های صورت‌گرفته برای ایجاد عدالت درآمدی در دفاتر اسناد رسمی، چالش‌هایی در مسیر اجرای کامل این سیاست‌ها وجود دارد که نیازمند توجه و اقدامات تکمیلی است.

چالش‌ها و نیاز به تقویت حمایت‌ها

کانون سردفتران و دفتریاران به‌عنوان نهاد صنفی سردفتران و دفتریاران اسناد رسمی در ایران، مسئولیت حمایت و پشتیبانی از اعضای خود را بر عهده دارد. این کانون با هدف ارتقاء کیفیت خدمات، ایجاد وحدت رویه در دفاتر اسناد رسمی و دفاع از حقوق صنفی اعضا فعالیت می‌کند.

یکی از اقدامات مهم کانون، برگزاری دوره‌های آموزشی و کارگاه‌های تخصصی برای سردفتران و دفتریاران است که به‌منظور به‌روزرسانی اطلاعات و ارتقاء مهارت‌های حرفه‌ای برگزار می‌شود. همچنین، کانون با ارائه مشاوره‌های حقوقی و معاضدت قضایی، به حل و فصل مشکلات حقوقی اعضا کمک می‌کند.

در زمینه مسائل مالی، کانون با تنظیم و تصویب تعرفه‌های حق‌التحریر و نظارت بر رعایت آن‌ها، سعی در ایجاد عدالت درآمدی و جلوگیری از تضییع حقوق اعضا دارد. همچنین، با پیگیری مسائل بیمه‌ای و بازنشستگی، به تأمین امنیت اجتماعی سردفتران و دفتریاران می‌پردازد. هر چند در مواردی از سوی سران دفاتر اسناد انتقاداتی به نحوه مدیریت کانون ارائه می‌شود.

با این حال، برخی از سردفتران و دفتریاران از کمبود منابع و امکانات در برخی از دفاتر کانون و نیاز به حمایت‌های بیشتر در زمینه‌های مختلف مانند تجهیزات فناوری، بهبود شرایط کاری، توزیع اسناد دولتی، اجرای عدالت درآمدی و … انتقاد کرده‌اند. این مسائل نشان می‌دهد که با وجود تلاش‌های صورت‌گرفته، همچنان نیاز به بهبود و تقویت پشتیبانی‌ها و منابع برای اعضا وجود دارد.

در مجموع، کانون سردفتران و دفتریاران با انجام اقدامات متعدد در راستای حمایت از اعضا، نقش مهمی در بهبود کیفیت خدمات دفاتر اسناد رسمی ایفا می‌کند؛ اما برای تحقق کامل اهداف خود، نیازمند توجه بیشتر به مسائل و مشکلات موجود است.

انتهای پیام/