در کانون وکلای دادگستری گیلان رقم خورد ؛ طراحی و راه‌اندازی سامانه جامع خدمات الکترونیک و سامانه ابلاغ الکترونیکی

گیرا آنلاین

گیرا آنلاین_به گزارش روابط عمومی کانون وکلای دادگستری گیلان، هم اینک در راستای اجرای ماده ۸۳ آیین‌نامه اجرایی لایحه قانونی استقلال کانون وکلای دادگستری و ضرورت راه‌اندازی سامانه‌های الکترونیک، کانون وکلای دادگستری گیلان اقدام به راه‌اندازی سامانه ابلاغ الکترونیکی از زیرمجموعه سامانه جامع خدمات الکترونیک نموده است. این سامانه با هدف تسهیل امور حقوقی اداری و انتظامی وکلا و کارآموزان وکالت طراحی و شامل امکانات پیشرفته‌ای است که شروع به کار آن از روز شنبه مورخ ۰۸/۱۰/۱۴۰۳ خواهد بود.

در این راستا گفتگویی با دکتر محمد خان میرزائی، مدیر داخلی و ICT این کانون به عنوان طراح و مجری این پروژه انجام شده تا ابعاد مختلف آن بررسی شود.

* هدف اصلی از راه‌اندازی سامانه جامع خدمات الکترونیک چیست؟

هدف اصلی این سامانه بهینه‌سازی فرایندهای اداری و ارائه خدمات به‌صورت متمرکز و الکترونیک به جامعه وکلا و کارآموزان وکالت کانون وکلای دادگستری گیلان است. این هدف با ایجاد زیرساختی مبتنی بر معماری ماژولار و مقیاس‌پذیر تحقق یافته است که قابلیت ارتقا و افزودن قابلیت‌های جدید را نیز دارا می‌باشد. همچنین، این سامانه در راستای کاهش مصرف کاغذ، تسریع ارتباطات و افزایش شفافیت در ارائه خدمات طراحی شده است.

* سامانه جامع خدمات الکترونیک چه خدماتی ارائه می‌دهد؟

این سامانه مجموعه‌ای از خدمات چندمنظوره ارائه می‌دهد که شامل:

سیستم ابلاغ الکترونیک: مدیریت و پیگیری ابلاغیه‌ها، اطلاعیه ها و اعلامیه ها با بهره‌گیری از توکن‌های امنیتی و ثبت دیجیتال.

پورتال مدیریت پرونده‌ها: امکان بارگذاری مستندات، رهگیری وضعیت پرونده‌های انتظامی و اداری و مدیریت تاریخ جلسات.

مدیریت کارآموزی و آموزش: ثبت‌نام و مدیریت دوره‌های آموزشی با بهره‌گیری از سیستم مدیریت یادگیری (LMS) و برگزاری آزمون‌های آنلاین.

دریافت و پرداخت آنلاین: سامانه‌ای جهت مدیریت امور مالی و پرداخت‌ها با استفاده از درگاه‌های امن بانکی و صدور رسیده های الکترونیک.

* مراحل اجرای پروژه خدمات جامع الکترونیک چگونه بود؟

اجرای پروژه در سه فاز مجزا انجام شد:

فاز اول: تحلیل و طراحی سیستم: در این مرحله، نیازسنجی دقیق بر اساس جلسات متعدد با ذینفعان اصلی صورت گرفت. مدل‌های فرایندی بر اساس استاندارد BPMN طراحی شدند و تحلیل سیستم‌ها با استفاده از ابزارهایی نظیر Enterprise Architect انجام شد.

فاز دوم: توسعه و پیاده‌سازی: توسعه سامانه با استفاده از چارچوب Spring Boot برای بخش بک‌اند و Angular برای رابط کاربری انجام شد. پایگاه داده‌ای مبتنی بر PostgreSQL انتخاب شد که امکان پشتیبانی از حجم بالای داده را فراهم می‌کند.

فاز سوم: آزمون و راه‌اندازی: تست‌های امنیتی با ابزار OWASP ZAP و تست‌های عملکردی با استفاده از JMeter انجام شد. پس از اطمینان از پایداری سامانه، آموزش کاربران و راه‌اندازی رسمی صورت می گیرد.

* بزرگترین چالش‌هایی که در اجرای پروژه سامانه ابلاغ الکترونیکی با آن مواجه شدید چه بود؟

یکی از چالش‌های اصلی، یکپارچه‌سازی زیرساخت‌های موجود کانون با سیستم جدید بود که نیازمند توسعه APIهای سفارشی و هماهنگی میان تیم‌های مختلف بود. همچنین، تغییر نگرش کاربران نسبت به استفاده از فناوری‌های نوین نیازمند زمان و افزایش آگاهی‌های عمومی است. مسائل امنیتی و حفاظت از داده‌ها نیز چالش دیگری بود که با پیاده‌سازی روش‌های رمزنگاری و احراز هویت چندمرحله‌ای مدیریت شد.

* مزایای اصلی سامانه ابلاغ الکترونیکی چیست؟

این سامانه چندین مزیت کلیدی دارد:

کاهش زمان و هزینه: فرایندهایی که پیش از این نیازمند مراجعه حضوری یا ارسال پستی بودند، اکنون به‌صورت برخط انجام می‌شوند.

بهبود امنیت اطلاعات: استفاده از استانداردهای رمزنگاری SSL/TLS و مکانیزم‌های احراز هویت نظیر OTP.

افزایش بهره‌وری: با خودکارسازی بسیاری از فرایندها، بهره‌وری کارکنان کانون و کاربران افزایش یافته است.

مقیاس‌پذیری: طراحی سامانه به‌گونه‌ای است که می‌تواند به راحتی با افزایش تعداد کاربران یا نیازهای جدید توسعه یابد.

* سامانه ابلاغ الکترونیکی چگونه با ماده ۸۳ آیین‌نامه تطابق دارد؟

این سامانه دقیقاً بر اساس الزامات قانونی ماده ۸۳ طراحی شده است. فرآیند ابلاغ اوراق از طریق پروتکل‌های امن الکترونیکی صورت می‌گیرد و ثبت و پیگیری تمامی اقدامات در دیتابیس‌های لاگ مخصوص ذخیره می‌شود تا در صورت لزوم، مستندسازی انجام شود. همچنین، زمان‌بندی ارسال‌ها و وضعیت رسیدگی به صورت خودکار ثبت و گزارش می‌شود.

* کارکردها و منافع حاصل از ابلاغ الکترونیکی چیست؟

صرفه‌جویی در زمان و هزینه: حذف نیاز به ارسال فیزیکی اوراق و مراجعه حضوری.

افزایش دقت و شفافیت: تمامی مراحل ابلاغ به‌صورت خودکار ثبت و قابل پیگیری است.

کاهش خطای انسانی: با دیجیتالی شدن فرایندها، اشتباهات انسانی به حداقل می‌رسد.

حفاظت از محیط زیست: کاهش مصرف کاغذ و انرژی مرتبط با ارسال فیزیکی.

ارتقای دسترسی: امکان دریافت ابلاغیه‌ها در هر زمان و مکان برای وکلا و کارآموزان وکالت فراهم است.

* آیا تجربه یا کاربرد مشابهی از سامانه ابلاغ الکترونیکی در سایر کانون‌ها وجود دارد؟

بله، برخی کانون‌های وکلا سامانه‌هایی با امکانات محدودتر دارند. در سطح بین‌المللی نیز سامانه‌های مشابهی وجود دارد. برای مثال، در کشورهای اتحادیه اروپا سیستم‌های مشابه برای ابلاغ اوراق و مدیریت پرونده‌ها طراحی شده است که از امضای دیجیتال و هوش مصنوعی برای تجزیه‌وتحلیل خودکار مستندات استفاده می‌کنند. در ایران، سامانه ابلاغ قضائی که توسط قوه قضائیه طراحی شده نیز شباهت‌هایی دارد، اما سامانه کانون وکلای گیلان با تمرکز بر نیازهای تخصصی وکلا و کارآموزان، امکانات شخصی‌سازی بیشتری ارائه خواهد داد.

* هزینه اجرای پروژه سامانه ابلاغ الکترونیکی چقدر بوده است؟

هزینه کلی پروژه در موارد مشابه قابل اجرا در سازمان هایی دیگر با تخمین حدود ۲۰ میلیارد ریال قابل اجرا خواهد بود که در کانون وکلای دادگستری گیلان با استفاده از دانش متخصصین شاغل در واحد فناوری اطلاعات و ارتباطات این مهم بدون صرف هزینه و صرفا با بهره گیری از امکانات موجود سخت افزاری و نرم افزاری ایجاد شده است؛ لازم به ذکر است این کاهش هزینه در فاز نرم افزاری با بهره‌گیری و استفاده از فناوری‌های متن‌باز (Open Source) نظیر Keycloak برای مدیریت هویت و Jenkins برای CI/CD محقق شده است.

* چه مدت زمانی برای راه‌اندازی سامانه ابلاغ الکترونیکی صرف شد؟

اجرای پروژه از مرحله تحلیل تا بهره‌برداری نهایی حدود ۱۰ ماه زمان برد که شامل ۶ ماه اولیه برای تحلیل و طراحی، ۳ ماه توسعه و ۱ ماه تست و آموزش بود.

* چگونه از امنیت اطلاعات کاربری اطمینان حاصل کرده‌اید؟

تمامی اطلاعات کاربران در پایگاه داده رمزنگاری شده با AES-256 ذخیره می‌شود. همچنین، تمامی تبادلات داده‌ای از طریق پروتکل HTTPS انجام می‌شود. برای افزایش امنیت، از مکانیزم احراز هویت چندعاملی (MFA) استفاده شده و سامانه به صورت دوره‌ای تحت تست نفوذ قرار می‌گیرد.

* آیا سامانه جامع خدمات الکترونیک قابلیت توسعه در آینده را دارد؟

بله، طراحی ماژولار سامانه امکان افزودن قابلیت‌های جدید مانند سیستم پیشنهاد‌دهی مبتنی بر هوش مصنوعی و یکپارچه‌سازی با پلتفرم‌های دیگر را فراهم کرده است.

* آیا نیازی به آموزش خاص برای کاربران وجود دارد؟

بله، مستندات آموزشی و ویدئوهای راهنما از روز چهارشنبه مورخ ۰۵/۱۰/۱۴۰۳ در سایت کانون بارگزاری و دستورالمعل اجرایی آن ابلاغ خواهد شد که موضوع از طریق پیامک به تمامی وکلا و کارآموزان وکالت، اطلاع رسانی خواهد شد.

* آیا سامانه جامع خدمات الکترونیک برای دستگاه‌های موبایل نیز بهینه‌سازی شده است؟

بله، سامانه با استفاده از فناوری‌های PWA (Progressive Web App) طراحی شده و در دستگاه‌های موبایل با هر سیستم عاملی به خوبی عمل می‌کند. در فاز بعدی قصد داریم اپلیکیشن مستقل مخصوص سامانه جامع خدمات الکترونیک کانون را برای مدل های اندروید و IOS طراحی و راه اندازی نماییم.

* چگونه موفقیت این پروژه را ارزیابی می‌کنید؟

موفقیت پروژه از طریق شاخص‌هایی مانند افزایش رضایت کاربران، کاهش زمان انجام فرایندها و تعداد درخواست‌های آنلاین سنجیده می‌شود.

* آیا برنامه‌ای برای ارتقای سامانه جامع خدمات الکترونیک در آینده دارید؟

بله، برنامه‌هایی نظیر به‌روزرسانی مستمر امنیتی، بهبود تجربه کاربری (UX) و افزودن قابلیت‌های مشاوره هوش مصنوعی ویژه وکلا و کارآموزان وکالت در دست اقدام است.

* چه پیامی برای وکلا و کارآموزان عضو کانون دارید؟

از تمامی وکلا و کارآموزان وکالت دعوت می‌کنم از این سامانه استفاده کنند و با ارائه نظرات و پیشنهادات خود ما را در بهبود خدمات یاری دهند. این سامانه برای تسهیل و تسریع امور شما طراحی شده و موفقیت آن به همکاری و مشارکت شما بستگی دارد.

* سخن پایانی؟

یکپارچگی نرم‌افزاری در کانون های وکلای دادگستری از اهمیت بسیاری برخوردار است، زیرا ساختارهای جزیره‌ای در سیستم‌های نرم‌افزاری می‌توانند باعث ایجاد مشکلات متعددی از قبیل اتلاف منابع، ناسازگاری اطلاعات و پیچیدگی در هماهنگی میان واحدها شود. اتحادیه سراسری کانون‌های وکلای دادگستری ایران (اسکودا)، به‌عنوان نهاد هماهنگ کننده، می‌تواند با طراحی و استقرار یک سامانه جامع ملی، تمامی کانون‌های ۲۹گانه را تحت یک چارچوب واحد قرار دهد. این سامانه با استفاده از معماری میکروسرویس و فناوری‌های ابری می‌تواند خدمات الکترونیک را در قالب یک سیستم جامع اطلاعات مدیریت (MISBar) به‌صورت یکپارچه ارائه دهد. یکپارچگی اطلاعاتی نه تنها بهره‌وری را افزایش می‌دهد، بلکه با کاهش هزینه‌های توسعه و نگهداری سامانه‌های متعدد، پایداری بیشتری ایجاد می‌کند. علاوه بر این، امکان نظارت بهتر و تجمیع داده‌های آماری در سطح ملی فراهم می‌شود که می‌تواند به تدوین سیاست‌های هوشمندانه نهاد وکالت کمک بسزایی کند. با این پیشینه، مدیران کانون وکلای دادگستری گیلان طی دو سال گذشته تلاش های خود را جهت نهادینه سازی این اصل در اسکودا به کاربسته اند اما به دلیل مشکلاتی که اتحادیه در این برهه دچار آن شده است، این هدف به مقصود نهایی منجر نشده است. بدیهی است استقرار این سامانه در سطح ملی نیازمند تامین مالی قابل توجهی بوده که کانون گیلان به تنهایی امکان تامین آن را نداشته که با فرض اینکه حتی بتواند هزینه های طراحی، تجهیز، تولید و پشتیبانی را تقبل کند به دلیل عدم وجود اراده واحد در کانون های وکلای دادگستری کشور جهت نیل به این هدف، بدیهی است، عملکرد جزیره ای جز ایجاد هزینه های سربار و با ریسک بالا، نتیجه ای دربرنخواهد داشت. از این رو کانون وکلای گیلان با بهره گیری از نیروهای متخصص خود و با برنامه ریزی مدون بخش بزرگی از خدمات خود را در قالب الکترونیک بنا نهاد تا در زمان اتخاذ تصمیم نهایی توسط کانون های وکلای دادگستری کشور با محوریت اسکودا بتواند از زیرساخت موجود جهت تجهیز سامانه جامع ملی اقدام نماید. تا آن زمان کانون گیلان در مسیر استقرار سازمان الکترونیک هر روزه تلاش خود را مستمر و پایدار پیش خواهد برد.

لازم می دانم همواره از همکاری و حمایت های هیات مدیره محترم، ارکان و پرسنل پر تلاش کانون وکلای دادگستری گیلان به صورت ویژه قدردانی نمایم. بدیهی است مدیران خلاق با ارائه راهکارهای نوآورانه، فرصت‌های جدیدی برای رشد هر سازمان ایجاد می‌کنند، در حالی که روشنگری آن‌ها تضمین‌کننده اتخاذ تصمیمات مبتنی بر تحلیل داده‌ها و درک عمیق از محیط پیچیده سازمان است. این ترکیب باعث افزایش انعطاف‌پذیری سازمان، بهبود فرآیندهای اجرایی و افزایش رضایت کارکنان و ذینفعان می‌شود. در نهایت، خلاقیت و روشنگری مدیران به عنوان عوامل کلیدی در بهبود بهره‌وری، دستیابی به اهداف استراتژیک و ایجاد مزیت های رقابتی عمل می‌کنند که این عوامل همگی در کانون وکلای گیلان دست به دست هم داده و نتایج مدنظر از اهداف عالی را محقق ساخته است.